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Canal d'information interne
Approuvé par le Conseil d'administration lors de sa réunion du 2 mai 2023
Les systèmes d'information internes constituent un outil efficace pour détecter les irrégularités qui passeraient inaperçues lors d'autres contrôles, même si elles requièrent le respect de mesures techniques et juridiques garantissant les droits des personnes concernées. Le système d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL doit être utilisé principalement pour canaliser les informations relatives aux comportements susceptibles de constituer des violations de conformité, notamment les infractions pénales ou administratives graves ou très graves, et celles dont la divulgation nécessite des mesures de protection particulières pour les lanceurs d'alerte.
RÉGLEMENTATION EN VIGUEUR
La législation en vigueur, et plus particulièrement la Loi réglementant la protection des personnes qui dénoncent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption (Loi 2/2023 du 20 février) établit la nécessité de disposer d'un Canal d'Information Interne au sein du Système d'Information Interne, qui englobera tous les canaux de signalement ou d'information antérieurs au sens large et parmi eux, mais sans s'y limiter, le Modèle de Prévention du Risque Criminel conformément aux exigences du Code Pénal.
La loi organique 3/2018 du 5 décembre, sur la protection des données personnelles et les garanties des droits numériques, réglemente également le traitement des systèmes d'information internes dans son article 24. Ce traitement de protection des données est également spécifiquement réglementé dans le titre VI de la loi 2/2023.
En outre, et comme critère d'interprétation complémentaire, ZT HOTELS & RESORTS SL utilisera la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, ainsi que la norme UNE-ISO 37002 pour les systèmes de gestion des dénonciations.
CANAL D'INFORMATION EXTERNE
Conformément aux dispositions de la loi 2/2023, qui réglemente la protection des personnes qui dénoncent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption, toute personne physique peut informer l'Autorité indépendante pour la protection des lanceurs d'alerte (AAI) de la commission de toute action ou omission incluse dans le champ d'application de la loi 2/2023, soit directement à l'Autorité, soit par communication préalable via le canal d'information interne.
La réception et la gestion des informations seront effectuées conformément aux dispositions de l'Autorité indépendante pour la protection des informateurs et aux réglementations du titre III (articles 16 et suivants) de la loi 2/2023, une fois que ledit organisme public, qui est en attente à ce jour, sera opérationnel.
SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE ZT HOTELS & RESORTS SL
ZT HOTELS & RESORTS SL est tenue de disposer d'un système d'information interne conformément à la loi 2/2023, car il s'agit d'une entité juridique du secteur privé qui emploie 50 salariés ou plus.
RÉGLEMENTATION EN VIGUEUR
La législation en vigueur, et plus particulièrement la Loi réglementant la protection des personnes qui dénoncent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption (Loi 2/2023 du 20 février) établit la nécessité de disposer d'un Canal d'Information Interne au sein du Système d'Information Interne, qui englobera tous les canaux de signalement ou d'information antérieurs au sens large et parmi eux, mais sans s'y limiter, le Modèle de Prévention du Risque Criminel conformément aux exigences du Code Pénal.
La loi organique 3/2018 du 5 décembre, sur la protection des données personnelles et les garanties des droits numériques, réglemente également le traitement des systèmes d'information internes dans son article 24. Ce traitement de protection des données est également spécifiquement réglementé dans le titre VI de la loi 2/2023.
En outre, et comme critère d'interprétation complémentaire, ZT HOTELS & RESORTS SL utilisera la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, ainsi que la norme UNE-ISO 37002 pour les systèmes de gestion des dénonciations.
CANAL D'INFORMATION EXTERNE
Conformément aux dispositions de la loi 2/2023, qui réglemente la protection des personnes qui dénoncent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption, toute personne physique peut informer l'Autorité indépendante pour la protection des lanceurs d'alerte (AAI) de la commission de toute action ou omission incluse dans le champ d'application de la loi 2/2023, soit directement à l'Autorité, soit par communication préalable via le canal d'information interne.
La réception et la gestion des informations seront effectuées conformément aux dispositions de l'Autorité indépendante pour la protection des informateurs et aux réglementations du titre III (articles 16 et suivants) de la loi 2/2023, une fois que ledit organisme public, qui est en attente à ce jour, sera opérationnel.
SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE ZT HOTELS & RESORTS SL
ZT HOTELS & RESORTS SL est tenue de disposer d'un système d'information interne conformément à la loi 2/2023, car il s'agit d'une entité juridique du secteur privé qui emploie 50 salariés ou plus.
- Portée
Le Système d'Information Interne regroupera tous les différents canaux d'information précédemment établis chez ZT HOTELS & RESORTS SL pour tous ses employés et également pour tous ceux qui entretiennent une relation contractuelle avec l'entreprise (agents, clients, fournisseurs, etc.) et tout autre citoyen qui pourrait avoir un intérêt afin de signaler des actions ou des omissions pouvant constituer des infractions pénales ou administratives graves ou très graves.
Le Canal d'Information Interne est établi comme le canal privilégié pour signaler les actions ou omissions prévues à l'article 2 de la Loi 2/2023, qui réglemente la protection des personnes qui signalent les violations réglementaires et anticorruption, notamment celles qui peuvent constituer des violations pénales ou administratives graves ou très graves, celles qui ont un impact sur le marché intérieur, y compris les violations du droit de la concurrence, ainsi que les violations du droit du travail liées à la santé et à la sécurité au travail (sans préjudice de la protection établie dans leur domaine spécifique).
La protection prévue par la loi 2/2023 s'appliquera aux lanceurs d'alerte ayant fourni des informations sur des violations visées à l'article 2 de la loi 2/2023, dans un contexte professionnel ou d'emploi, et en tout état de cause aux salariés, actionnaires et membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de l'entreprise, ainsi qu'à toute personne travaillant pour ou sous la supervision et la direction des contractants, sous-traitants et fournisseurs de ZT HOTELS & RESORTS SL. La protection s'appliquera également aux lanceurs d'alerte qui communiquent ou révèlent publiquement des informations sur des violations obtenues dans le cadre d'une relation de travail ou statutaire résiliée, aux bénévoles, stagiaires ou travailleurs en formation, même si la relation de travail n'avait pas commencé si les informations ont été obtenues pendant la période de sélection.
Les mesures de protection s'appliqueront également aux personnes qui, au sein de l'organisation pour laquelle l'informateur fournit des services, l'assistent dans le processus ; aux personnes liées à l'informateur et susceptibles de subir des représailles ; et aux personnes morales pour lesquelles l'informateur travaille, entretient un autre type de relation de travail ou détient une participation significative. Les procédures et outils de communication, tels que la boîte aux lettres de communication pour les questions liées à la loi 19/2013 sur la transparence, ou autres, hors du champ d'application matériel de la loi 2/2023, feront partie du système d'information interne, mais ne seront pas signalés via le canal d'information et ne bénéficieront pas des mesures de protection de la loi 2/2023. - Canal d'information interne
L'organisme administratif est responsable de la mise en œuvre du système et du canal d'information interne. À cette fin, il a approuvé sa mise en œuvre le 2 mai 2023 et une consultation préalable a été organisée avec les représentants légaux des travailleurs le 18 mai 2023. L'organisme administratif sera considéré comme le responsable du traitement des données personnelles, conformément aux dispositions de la réglementation sur la protection des données personnelles.
Par accord du Conseil d'Administration du 2 mai 2023, Mme Patricia Zaragoza Traver a été nommée Responsable du Système.
Le canal d'information interne sera géré via un outil informatique cloud de type « ligne intégrée », hébergé sur des serveurs privés avec double cryptage, en fonction des cas ou des communications. La sécurité du signalement des incidents ou des informations sera assurée par un tiers externe. Dans notre cas particulier, et sans préjudice de la responsabilité du responsable du système, Me Vicente E. Tirado Rico, avocat n° 1547 du Barreau de Castellón, a été désigné pour la gestion externe.
Le Channel Manager exercera ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport aux autres organes de la Société.
Pour la soumission des communications et la gestion ultérieure des informations, l'outil Canal d'information interne a été activé avec les fonctionnalités suivantes :- Les lanceurs d’alerte peuvent soumettre un rapport de manière sécurisée et anonyme s’ils le souhaitent, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par écrit ou verbalement par message vocal ou lors d’une réunion en face à face.
- Prise en charge des pièces jointes vidéo/audio/image/texte, y compris la suppression automatique des métadonnées et la protection contre les logiciels malveillants
- Permet une communication anonyme entre le lanceur d'alerte et le gestionnaire de cas (boîte de communication sécurisée)
- Confirmation d'un très haut niveau de sécurité grâce à des tests de pénétration externes périodiques
- Toutes les données sont hautement cryptées selon les normes BSI (c'est-à-dire en transit et pendant le stockage)
- Paramètres de sécurité configurables (politique de mot de passe, paramètres de force brute, restrictions d'accès IP, authentification à deux facteurs, etc.)
- Il n'y a pas de suivi des cookies ni de stockage d'adresse IP pour garantir l'anonymat des informateurs.
Le Channel Manager reçoit et gère les dossiers entrants de manière totalement sécurisée pour les deux extrémités de la communication, et l'outil permet une communication anonyme et la réception d'informations verbales et écrites, avec une confidentialité et une traçabilité complètes pour la gestion.
L'outil garantira que les communications soumises pourront être traitées efficacement afin que ZT HOTELS & RESORTS SL soit la première à avoir connaissance de toute irrégularité potentielle.
L'accessibilité sera facilitée en intégrant un accès facile à l'intranet et à la page d'accueil du site Web de ZT HOTELS & RESORTS SL.
L'accès aux informations est licite pour toute personne, notamment celles visées à l'article 3 de la loi 2/2023. La communication des informations reçues à des tiers n'est autorisée que si elle est nécessaire à l'adoption de mesures disciplinaires ou au traitement de toute procédure judiciaire applicable. L'outil utilisé peut être activé pour recevoir toute autre information ou communication ne relevant pas de l'article 2 de la loi 2/2023, auquel cas celles-ci peuvent être redirigées vers les procédures de travail, de comptabilité ou de conformité qui, le cas échéant, font partie du système d'information interne. - Confidentialité
Le canal d'information interne est conçu, établi et géré de manière sécurisée, garantissant la confidentialité de l'identité de l'informateur et de tout tiers mentionné dans la communication et les actions entreprises dans la gestion et le traitement de la communication, la protection de leurs données et empêchant l'accès par du personnel non autorisé.
Sauf disposition contraire du point suivant, les informations ou communications peuvent contenir le nom et le prénom de l'informateur, ainsi que toute autre information permettant son identification, et une adresse courriel de contact. La confidentialité de l'informateur, de la personne concernée par l'information et de toute autre personne susceptible de lui être liée, ainsi que du contenu de l'information, sera garantie. - Information
L'informateur identifié sera informé des éléments suivants :- L'identité et les coordonnées de la personne à qui le Comité du Système d'Information Interne a délégué, qui sera responsable du Canal d'Information Interne et qui agira également en tant que Responsable de la Prévention des Risques Criminels.
- Les coordonnées du délégué à la protection des données.
- Les finalités du traitement pour lesquelles les données seront utilisées, le cas échéant, et la base juridique du traitement.
- Destinataires des données. Toutes les données de l'outil seront stockées sur des serveurs situés dans l'UE et bénéficieront de mesures de sécurité rigoureuses.
- Durée de conservation des données. Les données de la personne fournissant les informations, des employés et des tiers concernés par celles-ci ne doivent être conservées dans le système d'information interne que pendant la durée nécessaire à la décision d'ouvrir ou non une enquête sur les faits signalés. La durée maximale de conservation des données est de trois mois à compter de la clôture du dossier, sauf autres motifs dûment justifiés.
- Existence du droit de demander l'accès à vos données.
- Le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle.
- Que votre identité sera gardée confidentielle à toutes les étapes du processus et, en particulier, qu'elle ne sera pas divulguée à des tiers, ni à la personne sur laquelle les informations ont été fournies, ni à la direction de l'employé.
- Si cela est strictement nécessaire, la nécessité de divulguer votre identité aux autorités compétentes impliquées dans toute enquête ultérieure ou procédure judiciaire engagée à la suite de l'enquête menée.
L’employé, ou l’entité concernée par l’information reçue, doit être informé des points suivants.- Des personnes responsables du Système et du Canal d'Information Interne
- Des faits sur lesquels des informations ont été reçues.
- Des données traitées.
- Des départements et services susceptibles de recevoir le rapport au sein des entités ou sociétés du groupe, et
- Comment exercer vos droits d'accès et de rectification.
L’identité de la personne qui a fourni les informations ne sera jamais communiquée à l’employé ou à l’entité concernée.
EXCEPTION : Lorsqu'il existe un risque important qu'une telle notification compromette la capacité de la Société à enquêter efficacement sur l'allégation ou à recueillir les preuves nécessaires, la notification à la personne concernée par l'information peut être retardée tant que ce risque existe. Cette exception à la règle vise à préserver les preuves en empêchant leur destruction ou leur altération par la personne incriminée. Elle doit être appliquée de manière restrictive et tenir compte des intérêts plus larges en jeu, en veillant toujours au respect du droit de la défense de la personne concernée.
La personne qui a fourni les informations sera informée de manière précise et spécifique des décisions qui ont été prises.
Un système d'enregistrement du canal d'information interne sera établi avec le contenu et les exigences établis à l'article 26 de la loi 2/2023, qui sera stocké dans l'outil du canal, en maintenant les conditions de sécurité et de confidentialité requises par cette loi.
Les systèmes de gestion de l'information garantiront la confidentialité et la traçabilité des actions effectuées. Aucun enregistrement ne pourra être supprimé, sans préjudice de l'effacement approprié des données conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données. - Pas de représailles
Aucune mesure de rétorsion d’aucune sorte ne sera prise pour les informations soumises de bonne foi, et l’informateur doit avoir des motifs raisonnables pour étayer sa soumission.
Les personnes qui entendent signaler des irrégularités, des actions ou des omissions contraires au Code de déontologie, au Règlement intérieur ou à la législation en vigueur, notamment en matière administrative ou pénale, dans le cadre du Système d'information interne, doivent savoir :- Qu’ils bénéficieront de la pleine protection et du soutien de l’entité, en ce qui concerne leur action.
- Que votre identité restera confidentielle à toutes les étapes du processus, et notamment que votre identité ne sera pas révélée à des tiers, à la personne incriminée ou aux supérieurs de l'employé.
- Si, malgré ces informations, l’informateur souhaite rester anonyme, les informations seront acceptées.
Dans tous les cas, il sera présumé, sauf preuve contraire, que les informations fournies ont été examinées et rapportées de bonne foi par l'informateur. Nonobstant ce qui précède, toute information frauduleusement fausse, malveillante ou abusive pourra donner lieu à des poursuites proportionnées de la part de la Société à l'encontre de l'informateur.
Le Canal d'Information Interne sera habilité à gérer la réception de toute autre communication ou information en dehors du champ établi par la Loi 2/2023, bien que ces communications ou informations soient en dehors du champ de protection prévu par ladite loi.
Toutefois, des mesures seront maintenues pour garantir la confidentialité et l’anonymat de tout type de communication ou d’information. - Protection des données personnelles
L'outil de gestion du Canal d'Information garantit l'exercice des droits conférés par la réglementation en vigueur en matière de protection des données, bien qu'en aucun cas l'informateur ne soit identifié à la suite de l'exercice du droit d'accès par la personne dont les informations sont traitées.
La nature du Système et du Canal d'Information Interne permet de prévoir le traitement de données particulièrement protégées, le cas échéant pour des raisons d'intérêt public essentiel, conformément à la Loi 2/2023. La mise en place d'un système d'information interne, s'agissant d'une nouvelle activité de traitement, nécessite d'analyser les risques liés au traitement et de réaliser, le cas échéant, une analyse d'impact afin d'adopter les mesures de sécurité nécessaires.
Le traitement des données personnelles sera régi par les dispositions du Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 ; de la Loi organique 3/2018 du 5 décembre ; et de la Loi 2/2023 réglementant la protection des personnes qui signalent des violations réglementaires et la lutte contre la corruption.
Le Canal d'Information Interne n'obtiendra pas de données permettant d'identifier l'informateur et des mesures techniques et organisationnelles appropriées seront mises en place pour préserver l'identité et garantir la confidentialité des données correspondant aux personnes concernées et à tout tiers mentionné dans les informations fournies.
Lorsque les données personnelles sont obtenues directement auprès de la personne concernée, les informations visées à l'article 13 du règlement UE 2016/679 seront fournies, comme établi à l'article 11 de la loi organique 3/2018.
Ces données seront traitées afin de gérer et de traiter les signalements de non-conformité ou de violation prévus par la loi 2/2023. Par conséquent, seules les données strictement nécessaires à la réalisation de la finalité susmentionnée seront traitées.
Le traitement de ces données est fondé sur le respect d’une obligation légale telle que prévue à l’article 6.1. c) du Règlement (UE) 2016/679.
Le cas échéant, la personne concernée sera informée qu’elle a le droit de retirer son consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Enfin, l'intéressé sera informé que, dans tous les cas, il pourra, à tout moment, par l'intermédiaire du Délégué à la Protection des Données, exercer ses droits d'accès, de rectification, de suppression, de restriction, d'opposition, ainsi que le droit à la portabilité des données et à ne pas faire l'objet de décisions automatisées.
Les données personnelles relatives aux informations reçues et aux enquêtes internes menées par le Responsable du canal d'information interne ne seront conservées que le temps nécessaire. Dans tous les cas, après un délai de trois mois à compter de la réception des informations sans qu'aucune enquête n'ait été ouverte, elles doivent être supprimées, sauf si leur conservation vise à prouver le fonctionnement du Système. En aucun cas, les données ne peuvent être conservées plus de dix ans.
L'identité de l'informateur ne peut être communiquée à l'autorité judiciaire, au ministère public ou à l'autorité administrative compétente que dans le cadre d'une enquête pénale, disciplinaire ou de sanction. Aucun transfert international de données n'aura lieu.
Si l'intéressé n'est pas satisfait de la manière dont ZT HOTELS & RESORTS SL a traité ses données, il peut déposer une plainte auprès de l'Agence espagnole de protection des données, dans la section « Bureau électronique » de son site Web www.aepd.es - Indépendance
L’indépendance vis-à-vis des différents organes décisionnels de la Société est garantie.
Le canal d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL sera géré par un tiers externe qui rendra compte directement au gestionnaire du système et celui-ci à son tour au conseil d'administration de ZT HOTELS & RESORTS SL.
La nomination et la révocation du Contrôleur doivent être notifiées à l'Autorité indépendante de protection des lanceurs d'alerte (AAI) dans un délai de dix jours ouvrables. En cas de révocation, la notification doit en préciser les motifs. - Communication et formation
Les informations peuvent être fournies par écrit, par courrier postal ou par tout moyen électronique disponible à cet effet, ou verbalement, par téléphone ou par messagerie vocale. À la demande de l'informateur, elles peuvent également être fournies lors d'un entretien en personne dans un délai maximum de sept jours calendaires à compter de la demande.
Les communications verbales, y compris celles effectuées lors de réunions en face à face ou par téléphone, doivent être documentées. Le déclarant peut être invité à consentir à l'enregistrement de la communication et sera informé du traitement de ses données conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.
L'enregistrement sera réalisé dans un format sécurisé, durable et accessible, ou une transcription complète et fidèle de la conversation sera réalisée. L'informateur aura le droit de vérifier, de corriger et d'accepter la transcription en la signant.
Ceux qui communiquent via le canal d’information interne seront informés de l’existence du canal d’information externe.
Une formation préalable, précise et sans équivoque doit être dispensée sur l'existence et le fonctionnement du canal d'information interne. Les employés et les fournisseurs doivent être spécifiquement informés de l'existence, de la finalité et du fonctionnement du système, des destinataires des communications et de l'exercice des droits en matière de protection des données (accès, rectification, suppression et opposition au traitement) conférés par la réglementation en vigueur en matière de protection des données.
Le Comité de gestion du système d'information interne et de prévention des risques criminels coordonnera et supervisera les actions de communication et de formation nécessaires pour garantir que tous les membres de l'organisation soient informés de son existence et de son fonctionnement. Selon les mêmes critères, des preuves concrètes doivent être obtenues que tous les employés ont reçu cette information.
Des mesures seront également prises pour garantir que tous les employés de ZT HOTELS & RESORTS SL (parties prenantes) connaissent le canal d'information interne. - Anonymat
Lors de la soumission de la notification, le déclarant peut, s'il le souhaite, fournir une adresse, une adresse courriel ou un emplacement sécurisé pour recevoir les notifications. Le canal d'information permettra au déclarant et à l'entité de communiquer via une boîte aux lettres intégrée à l'outil, sans nécessiter l'identification du déclarant.
Conformément aux dispositions de l'article 17.1 de la loi 2/2023 et de la loi organique 3/2018 sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, la création et la maintenance de systèmes d'information à travers lesquels l'entité peut être informée, même de manière anonyme, de la commission au sein de l'entité ou dans les actions de tiers qui contractent avec elle, d'actes ou de comportements qui peuvent être contraires à la réglementation générale ou sectorielle qui lui est applicable sont considérées comme licites.
Conformément à ce qui précède, les communications qui ne contiennent pas d’informations d’identification de l’informateur seront acceptées pour traitement et seront examinées avec la plus grande prudence et proportionnalité. - Rapports
Le responsable du système ou du canal d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL sera chargé de tenir un registre des informations reçues et des enquêtes internes auxquelles elles ont donné lieu, lequel sera conservé dans l'outil de gestion avec des mesures de sécurité et de confidentialité élevées, garantissant, dans tous les cas, le respect des exigences de confidentialité prévues par la loi 3/2023. Ce registre ne sera pas public et son contenu ne sera accessible, en tout ou partie, que sur demande motivée de l'autorité judiciaire et sous son contrôle. - Délais
Les délais indiqués dans la procédure sont des jours calendaires, sauf disposition expresse selon laquelle il s'agit de jours ouvrables selon le calendrier du siège social de la société. - Mesures de protection
Les personnes qui signalent ou divulguent des violations auront droit à une protection à condition qu’elles aient des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sont vraies au moment de la divulgation et à condition que le contenu relève du champ d’application de la loi 2/2023.
Les personnes qui ont communiqué des informations sur des actions ou des omissions de manière anonyme, mais qui ont été identifiées ultérieurement, auront également droit à la protection prévue par la loi 2/2023.
Les actes constituant des représailles à l'encontre des personnes qui soumettent une communication ou une information sont expressément interdits. Sont considérés comme représailles tout acte ou omission constituant un traitement défavorable qui place la personne qui en fait l'objet dans une situation particulièrement désavantageuse par rapport à une autre personne sur le lieu de travail ou dans un contexte professionnel, du seul fait de son statut de lanceur d'alerte.
Pendant le traitement de l'affaire, les personnes concernées par la communication ont droit à la présomption d'innocence, au droit à la défense et au droit d'accéder au dossier, tout en préservant leur identité et en garantissant la confidentialité des faits et des détails de la procédure. - Nom et identifiant de l'informateur (ou similaire) (Volontaire).
- Entreprise à laquelle vous appartenez. (Volontaire)
- Coordonnées : téléphone, courriel, etc. (Volontaire)
- Contenu de l'information : décrire précisément et précisément les événements signalés, l'entreprise/la zone concernée, la date ou la période de l'incident et les responsables potentiels. L'informateur peut également inclure toute preuve disponible.
- Lorsque le contenu de la communication n'implique pas une violation réglementaire ou une infraction pénale ou administrative grave ou très grave (notamment les cas liés à l'art. 2 de la loi 2/2023), ni n'est considéré comme une infraction en termes de conformité, ou des principes et valeurs définis dans le Code d'éthique,
- Des faits manifestement infondés et sans aucune accréditation.
- Absence de motifs raisonnables permettant de présumer une violation légale de nature pénale, administrative, du travail ou de conformité réglementaire générale.
- Une description générale, imprécise ou vague des faits. Avant de rejeter une communication pour ce motif, le responsable du canal d'information interne informera l'informateur des lacunes de sa communication et lui accordera un délai de cinq jours ouvrables pour clarifier, clarifier ou préciser les faits auxquels il fait référence. Si ces lacunes ne sont pas corrigées dans le délai susmentionné, la communication sera rejetée.
- Infractions détectées.
- Auteurs possibles.
- Risques définis.
- Contrôles établis.
- Quantification des pertes.
- Plans d'action.
- Allégations de la personne concernée par l’information, à qui aura été accordé un délai raisonnable et suffisant, et d’au moins 10 jours ouvrables, pour formuler des allégations et fournir toute preuve qu’elle juge appropriée.
- Ils ont communiqué d’abord par des canaux internes et externes, ou directement par des canaux externes, sans que des mesures appropriées soient prises dans les délais établis.
- Il existe des motifs raisonnables de croire que la violation peut constituer un danger pour l’intérêt public, une situation d’urgence ou un risque de dommages irréversibles, y compris l’intégrité physique des personnes ; ou
- En cas de communication par le canal externe, il existe un risque élevé de représailles ou il y a peu de chances que l'information soit traitée efficacement en raison des circonstances particulières de l'affaire.
PROCÉDURE
I. PHASE DE COMMUNICATION
CommunicationUn lien ou une entrée sera activé(e) sur la page d'accueil et l'intranet de l'entreprise pour rediriger vers le canal d'information interne. Cet outil sera géré par un tiers externe, sous la supervision du responsable du canal et, en dernier ressort, par le conseil d'administration.
La communication ou l'information doit comporter les références suivantes :
Les informations verbales peuvent être documentées par l'enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible, ou par une transcription complète et fidèle de la conversation. La sécurité du canal et l'enregistrement correct des communications reçues seront garantis. Le canal a été configuré grâce à un outil hautement sécurisé (double cryptage) avec un canal de communication sécurisé, hébergé sur des serveurs privés au sein de l'UE. Cet outil facilite la gestion sécurisée et confidentielle des informations relatives à chaque dossier, permet au responsable du traitement de communiquer avec l'informateur et de gérer le traitement des informations reçues.
Communication - Accueil
Les informations seront enregistrées, indiquant la date de réception, le code d'identification attribué, les actions entreprises et les mesures adoptées. Dans les sept jours calendaires suivant la réception des informations, si l'informateur est identifié ou, s'il est anonyme, s'il fournit une adresse courriel, un accusé de réception sera envoyé et l'informateur sera informé à l'adresse qu'il aura fournie comme coordonnées.
Toute information reçue par des canaux autres que ceux établis ou par des membres du personnel non responsables de son traitement doit être immédiatement transmise au responsable de la gestion du Système et du Canal d'information interne. Le non-respect de cette obligation ou la violation de l'obligation de confidentialité sera considéré comme une violation très grave.
Si les informations reçues contiennent une description générale, imprécise ou vague des événements, avant de rejeter une communication pour ce motif, le responsable du système et du canal d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL informera l'informateur des lacunes de sa communication et lui accordera un délai de 5 jours ouvrables pour clarifier, clarifier ou préciser les faits auxquels il fait référence. Si ces lacunes ne sont pas corrigées dans ce délai, la communication sera rejetée.
Les informations anonymes seront étudiées par le gestionnaire du système et le canal d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL
Des informations claires et accessibles seront incluses dans les canaux d’information externes de l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte (IWPA) et de toute autre autorité compétente.
Le délai maximal de réponse aux actes d'enquête ne peut excéder trois mois à compter de la réception de la communication ou, si aucun accusé de réception n'a été envoyé à l'informateur, à compter de l'expiration du délai de sept jours suivant la communication, sauf dans les cas de complexité particulière qui nécessitent une prolongation du délai, auquel cas, il peut être prolongé jusqu'à un maximum de trois mois supplémentaires.
II. PHASE D'ANALYSE
Un délai maximum de sept jours calendaires est établi à compter de la réception des informations à analyser afin de déterminer si elles sont admissibles au traitement et à la gestion, délai dans lequel l'informateur doit être informé de la réception des informations.Analyse de l'information.
Une analyse préliminaire de la communication ou de l’information sera effectuée afin d’évaluer si elle doit être traitée.
À cet effet, les motifs d’irrecevabilité de la communication sont les suivants :
Dans tout cas de non-admission, l'informateur sera informé par écrit de la décision de non-admission, en indiquant et en justifiant suffisamment la cause de non-admission.
Une copie de cette décision d'irrecevabilité sera transmise au Comité de gestion du système d'information interne et de prévention des risques pénaux. Le dossier sera clos avec cette notification.
L’informateur peut inclure toute information qu’il juge nécessaire pour rouvrir le dossier.
Les communications reçues par des canaux autres que ceux établis dans la présente procédure (verbaux, téléphoniques, etc.) seront traitées conformément aux exigences établies dans la présente procédure. Le responsable du canal d'information interne peut même les transmettre d'office par ce canal s'il a reçu une communication contenant des preuves claires et suffisantes de la commission d'un crime ou d'une infraction grave. Dans tous les cas, le dossier doit inclure un rapport préalable du responsable du canal d'information interne concernant la décision d'admission ou de rejet du dossier dans le cadre du traitement d'éventuelles infractions pénales ou administratives conformément à la loi 2/2023.
Si la soumission répond aux exigences définies, elle sera considérée comme acceptée et le processus d’examen commencera.
Si la communication admise est liée à un autre dossier déjà ouvert dans lequel des faits sensiblement identiques ou connexes sont en cours d'investigation, il peut être convenu de la consolider pour traitement et décision dans une procédure unique, à condition que la confidentialité et la protection des données des informateurs et des personnes concernées par l'information soient respectées.
Informations à l'informateur
Durant la phase d'analyse des informations, le responsable du système et des canaux d'information internes de ZT HOTELS & RESORTS SL informera l'informateur de l'acceptation de la communication reçue dans un délai maximum de sept jours calendaires à compter de la décision de procéder à son analyse. Le délai maximal de réponse aux mesures d'enquête sera déterminé, lequel ne pourra excéder trois mois à compter de la réception des informations, sauf en cas de complexité particulière nécessitant une prolongation du délai, auquel cas celui-ci pourra être prolongé jusqu'à un maximum de trois mois supplémentaires.
La personne responsable de la gestion du canal d’information interne doit offrir la possibilité de maintenir la communication avec l’informateur et, si elle le juge nécessaire, de lui demander de fournir des éclaircissements ou des informations complémentaires.
Informations à la personne concernée par les informations reçues.
Durant la phase d'analyse des informations, le Responsable de la gestion des canaux informera la personne potentiellement responsable de l'infraction de l'incident signalé, à moins qu'il ne considère que cette notification doit être retardée afin de ne pas entraver l'enquête et de préserver les preuves en empêchant leur destruction ou leur altération. Dans tous les cas, la personne présumée responsable de l'infraction concernée sera informée dans les meilleurs délais afin qu'elle puisse exercer son droit de défense. Cette notification sera effectuée dans le délai et selon les modalités jugés appropriés pour garantir le bon déroulement de l'enquête.
La notification précisera le droit de la personne concernée d'être informée des actions ou omissions qui lui sont imputées et d'être entendue à tout moment. La personne concernée pourra exercer ses droits en matière de protection des données, sous réserve des limitations prévues par la loi 2/2023 relative au droit d'accès et de suppression.
La présomption d’innocence et l’honneur des personnes concernées seront respectés à tout moment et la confidentialité de leurs données personnelles sera garantie.
Le responsable de la gestion du système et du canal d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL transmettra immédiatement les informations au Parquet européen si les faits pourraient indiquer une infraction. Si les faits portent atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne, les informations seront transmises au Parquet européen.
III. PHASE DE RECHERCHE
Le délai maximal pour mener l'enquête est fixé à trois mois à compter de la réception des informations. Ce délai peut être exceptionnellement prolongé d'une durée équivalente lorsque les faits faisant l'objet de l'enquête sont complexes ou nécessitent une expertise technique, comptable ou informatique particulière, ainsi que lorsque les communications ou informations sont cumulées dans une seule affaire.Cette phase comprendra toutes les actions visant à vérifier la plausibilité des faits rapportés.
Enquête
Les personnes impliquées dans l'enquête seront soumises à des obligations de confidentialité renforcées, ainsi qu'à une déclaration d'absence de conflit d'intérêts. Elles seront tenues de s'abstenir de parler si un tel conflit d'intérêts est susceptible d'exister.
La collaboration des employés de l'une des sociétés du Groupe dont les connaissances ou l'implication sont requises pour la réalisation de ladite étude sera garantie.
La personne responsable de la gestion du système ou du canal d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL agira en tant qu'instructeur du dossier ou du dossier et mènera ou coordonnera l'enquête sur le contenu des informations reçues.
La personne concernée par les informations sera informée de celles-ci, ainsi que des faits décrits de manière concise et suffisante. Elle sera également informée de son droit de soumettre des allégations écrites et du traitement de ses données personnelles. Ces informations pourront être fournies lors d'une audience si leur communication préalable est considérée comme susceptible de faciliter la dissimulation, la destruction ou l'altération de preuves. En aucun cas, l'identité de l'informateur ne sera divulguée et l'accès à ses communications ne sera pas accordé.
Sous la direction du responsable du canal d'information interne et en fonction du contenu de la communication reçue, une équipe d'enquête peut être constituée pour participer à l'enquête ou la mener. Sans préjudice de son droit de soumettre des allégations écrites, la personne concernée peut, dans le plein respect de la présomption d'innocence, présenter sa version des faits et fournir tout élément de preuve qu'elle juge pertinent.
Recherche - Rapport
Le responsable du canal d’information interne préparera un rapport sur le contenu des informations reçues, qui comprendra les conclusions suivantes :
Le rapport du responsable de la gestion du canal d'information interne doit faire référence aux preuves ou éléments de preuve qui existent, le cas échéant, ou à leur absence.
IV. PHASE DE RÉSOLUTION
Un délai maximum de 20 jours ouvrables est établi pour la résolution du dossier à compter de la réception du rapport d'instruction du dossier ou de l'affaire.Actes
Le responsable de la gestion du Système et du Canal d'information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL peut demander une prolongation exceptionnelle de l'enquête et indiquer d'autres détails ou suggérer des éléments d'enquête complémentaires s'il estime que l'enquête est manifestement insuffisante ou non concluante. À cet effet, il fixera un délai maximal de 10 jours ouvrables pour la clôture de l'enquête et établira un rapport complémentaire dans le même délai.
Le Responsable du Système et du Canal d'Information Interne de ZT HOTELS & RESORTS SL préparera un rapport sur les conclusions de l'enquête, évaluant les mesures prises et informant l'entreprise et, le cas échéant, le directeur correspondant du domaine concerné, le Directeur des Ressources Humaines, afin d'initier la mise en œuvre des actions correspondantes sur la base des conclusions de l'étude réalisée.
Outre la publication du rapport, les mesures suivantes seront adoptées : (a) la décision de clôturer l’affaire, en informant l’informateur et la personne concernée, en précisant la protection spéciale dont bénéficie, le cas échéant, l’informateur ; ou (b) la saisine du ministère public si des indices d’infraction sont constatés ; et/ou (c) l’adoption d’une procédure de sanction à l’encontre de la personne ayant enfreint les règles de conformité. Le responsable du système et du canal d’information interne de ZT HOTELS & RESORTS SL peut, à tout moment, ignorer l’information transmise à tout cadre intermédiaire et soumettre directement le rapport au conseil d’administration.
Actions en justice
Si nécessaire, des plaintes seront déposées auprès du Ministère Public ou des poursuites judiciaires appropriées seront engagées, conformément au système juridique applicable.
Informations à l'informateur
Le résultat de l’enquête sera communiqué par écrit à la personne qui a fourni l’information en utilisant le canal d’information interne.
Cette communication doit être sécurisée et bénéficier des mesures de protection et de confidentialité appropriées.
Informations à la personne concernée par les informations reçues
Les résultats de l'enquête seront communiqués par écrit à la personne concernée par les informations reçues, conformément à la législation en vigueur, au moyen d'un document comportant des mesures de sécurité et de confidentialité.
Enregistrer
Un enregistrement sera conservé dans l'outil Canal d'Information Interne de toutes les demandes et communications reçues, ainsi que des décisions prises, afin d'assurer la traçabilité des actions menées.
Risques - Mesures de contrôle
L'événement négatif correspondant sera établi. La cartographie des risques sera ajustée, modifiant si nécessaire l'impact ou la probabilité dudit risque. Les mesures de contrôle seront réexaminées.
RÉVÉLATION PUBLIQUE
La divulgation publique s'entend de la mise à disposition du public d'informations sur des actions ou omissions, conformément aux termes de la loi 2/2023. Les personnes qui divulguent publiquement les actions ou omissions prévues par la loi sont soumises au régime de protection prévu par ladite loi, à condition que :
Ces conditions ne seront pas applicables lorsque la personne a divulgué des informations directement à la presse conformément à l’exercice de la liberté d’expression et de l’information véridique.
| CANAL D'INFORMATION INTERNE : DÉLAIS DE PROCÉDURE | |
|---|---|
| I. Phase de communication | |
| « Accusé de réception » | 7 jours calendaires à compter de la communication des informations |
| Orientation vers d'autres domaines | 7 jours calendaires à compter de la communication des informations |
| II. Phase d'analyse | |
| « Analyse des informations pour déterminer si elles sont admissibles » | 7 jours calendaires à compter de la communication des informations |
| « Corriger les lacunes dans l'information » | 5 jours ouvrables à compter de la communication desdites déficiences |
| Communication à la personne concernée | Dès que possible compte tenu des circonstances |
| III. Phase de recherche | |
| « Rapport de recherche » | 3 mois + 3 mois à compter de la réception des informations |
| « Allégations de la personne concernée » | 10 jours ouvrables à compter de la communication des résultats de l'enquête |
| IV. Phase de résolution | |
| Résolution du dossier | 20 jours |
| Rapport à l'organe directeur | Au cours du mois suivant la fin de l'exercice |
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Ce projet a été financé par l’Union Européenne par le biais du Fond Européen de Récupération Next Generation EU, dans le cadre du Plan de Récupération, Transformation et Résilience, promu par le Ministère pour la Transition Écologique et Défi Démographique.
