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Interner Informationskanal

Genehmigt vom Verwaltungsrat in seiner Sitzung vom 2. Mai 2023


Interne Informationssysteme sind ein wirksames Instrument zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten, die anderen Kontrollen entgehen würden, erfordern jedoch die Einhaltung technischer und rechtlicher Maßnahmen, die die Rechte der Betroffenen gewährleisten. Das interne Informationssystem von ZT HOTELS & RESORTS SL sollte in erster Linie dazu genutzt werden, Informationen über Verhaltensweisen zu kanalisieren, die Compliance-Verstöße darstellen können, insbesondere schwere oder sehr schwere straf- oder verwaltungsrechtliche Verstöße und solche, deren Offenlegung besondere Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber erfordert.

AKTUELLE VORSCHRIFTEN

Die aktuelle Gesetzgebung und insbesondere das Gesetz zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen Vorschriften melden, und zur Korruptionsbekämpfung (Gesetz 2/2023 vom 20. Februar) legt die Notwendigkeit eines internen Informationskanals innerhalb des internen Informationssystems fest, der alle bisherigen Melde- oder Informationskanäle im weitesten Sinne umfasst, darunter, aber nicht beschränkt auf, das Modell zur Prävention krimineller Risiken in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Strafgesetzbuchs.

Das Organgesetz 3/2018 vom 5. Dezember zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte regelt in Artikel 24 auch die Verarbeitung interner Informationssysteme. Diese Datenschutzverarbeitung wird auch in Titel VI des Gesetzes 2/2023 speziell geregelt.

Darüber hinaus und als ergänzendes Auslegungskriterium wird ZT HOTELS & RESORTS SL die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie die Norm UNE-ISO 37002 für Whistleblowing-Managementsysteme verwenden.

EXTERNER INFORMATIONSKANAL

Gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Vorschriften melden, sowie die Korruptionsbekämpfung, kann jede natürliche Person die Unabhängige Behörde zum Schutz von Hinweisgebern (AAI) über alle Handlungen oder Unterlassungen informieren, die in den Geltungsbereich des Gesetzes 2/2023 fallen, entweder direkt an die Behörde oder durch vorherige Mitteilung über den internen Informationskanal.

Der Empfang und die Verwaltung von Informationen erfolgen gemäß den Bestimmungen der Unabhängigen Behörde zum Schutz von Informanten und den Bestimmungen in Titel III (Artikel 16 ff.) des Gesetzes 2/2023, sobald diese öffentliche Stelle, die derzeit noch in Kraft ist, ihre Arbeit aufnimmt.

INTERNES INFORMATIONSSYSTEM ZT HOTELS & RESORTS SL
ZT HOTELS & RESORTS SL ist gemäß Gesetz 2/2023 verpflichtet, über ein internes Informationssystem zu verfügen, da es sich um eine juristische Person des privaten Sektors handelt, die 50 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt.

  • Umfang

    Das interne Informationssystem wird alle verschiedenen Informationskanäle zusammenführen, die zuvor bei ZT HOTELS & RESORTS SL für alle Mitarbeiter und auch für alle Personen eingerichtet wurden, die in einer Vertragsbeziehung mit dem Unternehmen stehen (Agenten, Kunden, Lieferanten usw.) und alle anderen Bürger, die ein Interesse daran haben könnten, Handlungen oder Unterlassungen zu melden, die schwere oder sehr schwere Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten darstellen könnten.
    Der interne Informationskanal ist der bevorzugte Kanal für die Meldung von Handlungen oder Unterlassungen gemäß Artikel 2 des Gesetzes 2/2023, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Vorschriften und Antikorruptionsvorschriften melden, insbesondere solche, die schwere oder sehr schwere strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Verstöße darstellen können, solche, die den Binnenmarkt betreffen, einschließlich Verstößen gegen das Wettbewerbsrecht, sowie Verstöße gegen das Arbeitsrecht im Zusammenhang mit Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz (unbeschadet des in ihrem spezifischen Bereich festgelegten Schutzes).
    Der im Gesetz 2/2023 vorgesehene Schutz gilt für Hinweisgeber, die im Rahmen eines Arbeits- oder Berufsverhältnisses Informationen über in Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 geregelte Verstöße bereitgestellt haben, und in jedem Fall für Mitarbeiter, Aktionäre und Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Unternehmens angehören, sowie für alle Personen, die für Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten von ZT HOTELS & RESORTS SL arbeiten oder unter deren Aufsicht und Leitung stehen. Der Schutz gilt auch für Hinweisgeber, die Informationen über Verstöße mitteilen oder öffentlich machen, die im Rahmen eines beendeten Arbeits- oder Satzungsverhältnisses, als Freiwillige, Praktikanten oder Arbeitnehmer in der Ausbildung erlangt wurden, selbst wenn das Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hatte, sofern die Informationen während des Auswahlzeitraums erlangt wurden.
    Die Schutzmaßnahmen gelten auch für Personen, die den Hinweisgeber im Rahmen der Organisation, für die er Dienstleistungen erbringt, im Verfahren unterstützen; mit dem Hinweisgeber verbundene Personen, die Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sein könnten; und juristische Personen, für die der Hinweisgeber arbeitet, ein anderes Arbeitsverhältnis unterhält oder eine wesentliche Beteiligung besitzt. Kommunikationsverfahren und -instrumente, wie z. B. das Kommunikationspostfach zur Behandlung von Problemen im Zusammenhang mit dem Transparenzgesetz 19/2013 oder anderen Problemen außerhalb des sachlichen Geltungsbereichs des Gesetzes 2/2023, sind Teil des internen Informationssystems, werden jedoch nicht über den Informationskanal angesprochen und profitieren auch nicht von den Schutzmaßnahmen des Gesetzes 2/2023.


  • Interner Informationskanal

    Die Verwaltungsbehörde ist für die Implementierung des Systems und des internen Informationskanals verantwortlich. Zu diesem Zweck stimmte sie der Implementierung am 2. Mai 2023 zu. Am 18. Mai 2023 fand eine vorherige Konsultation mit den gesetzlichen Vertretern der Arbeitnehmer statt. Die Verwaltungsbehörde gilt gemäß den Bestimmungen der Datenschutzbestimmungen als Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten.

    Mit Beschluss des Verwaltungsrats vom 2. Mai 2023 wurde Frau Patricia Zaragoza Traver zur Systemmanagerin ernannt.

    Der interne Informationskanal wird über ein Cloud-basiertes IT-Tool „Integrated Line“ verwaltet, das auf privaten Servern mit doppelter Verschlüsselung basierend auf Einzelfällen oder Mitteilungen gehostet wird. Die sichere Meldung von Vorfällen oder Informationen wird von einem externen Drittanbieter übernommen. In unserem speziellen Fall und unbeschadet der Verantwortung des Systemmanagers wurde Herr Vicente E. Tirado Rico, Rechtsanwalt Nr. 1547 der Anwaltskammer Castellón, mit der externen Verwaltung beauftragt.

    Der Channel Manager übt seine Aufgaben unabhängig und autonom von den übrigen Gremien des Unternehmens aus.

    Für die Übermittlung von Mitteilungen und das anschließende Informationsmanagement wurde das Tool „Interner Informationskanal“ mit den folgenden Funktionen ausgestattet:

    • Hinweisgeber können rund um die Uhr und 7 Tage die Woche sicher und auf Wunsch anonym eine Meldung abgeben, schriftlich, mündlich per Sprachnachricht oder im Rahmen eines persönlichen Treffens.
    • Unterstützung für Video-/Audio-/Bild-/Textanhänge, einschließlich automatischer Metadatenentfernung und Malware-Schutz
    • Ermöglicht anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallmanager (sicheres Kommunikationspostfach)
    • Bestätigung eines sehr hohen Sicherheitsniveaus durch regelmäßige externe Penetrationstests
    • Alle Daten werden nach BSI-Standards hochgradig verschlüsselt (d. h. während der Übertragung und Speicherung)
    • Konfigurierbare Sicherheitseinstellungen (Passwortrichtlinie, Brute-Force-Einstellungen, IP-Zugriffsbeschränkungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung usw.)
    • Um die Anonymität des Informanten zu gewährleisten, erfolgt kein Cookie-Tracking und keine Speicherung der IP-Adresse.


    Der Channel Manager empfängt und verwaltet eingehende Fälle auf für beide Seiten der Kommunikation absolut sichere Weise. Das Tool ermöglicht eine anonyme Kommunikation und den Empfang mündlicher und schriftlicher Informationen bei vollständiger Vertraulichkeit und Rückverfolgbarkeit für das Management.

    Das Tool stellt sicher, dass die übermittelten Mitteilungen effektiv verarbeitet werden können, sodass ZT HOTELS & RESORTS SL selbst als erstes von möglichen Unregelmäßigkeiten Kenntnis erhält.

    Die Zugänglichkeit wird durch die Integration eines einfachen Zugriffs auf das Intranet und die Homepage der Website von ZT HOTELS & RESORTS SL erleichtert.

    Der Zugriff auf Informationen ist jeder Person gestattet, die diese bereitstellt, insbesondere auf die in Artikel 3 des Gesetzes 2/2023 genannten. Die Weitergabe der erhaltenen Informationen an Dritte ist nur zulässig, wenn dies für die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen oder die Durchführung eines anwendbaren Gerichtsverfahrens erforderlich ist. Das verwendete Tool kann für den Empfang anderer Informationen oder Mitteilungen außerhalb des Geltungsbereichs von Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 aktiviert werden. In diesem Fall können diese an die Arbeits-, Buchhaltungs- oder Compliance-Verfahren weitergeleitet werden, die gegebenenfalls Teil des internen Informationssystems sind.


  • Vertraulichkeit

    Der interne Informationskanal wird sicher konzipiert, eingerichtet und verwaltet. Dabei wird die Vertraulichkeit der Identität des Informanten und aller in der Mitteilung genannten Dritten sowie der bei der Verwaltung und Verarbeitung der Mitteilung ergriffenen Maßnahmen gewährleistet, der Schutz ihrer Daten gewährleistet und der Zugriff durch unbefugtes Personal verhindert.

    Sofern im folgenden Punkt nichts anderes bestimmt ist, dürfen Informationen oder Mitteilungen den Vor- und Nachnamen des Informanten und sonstige identifizierende Informationen sowie eine E-Mail-Adresse enthalten. Die Vertraulichkeit des Informanten, der Person, über die die Informationen eingehen, und etwaiger weiterer damit verbundener Personen sowie des Inhalts der Informationen wird gewährleistet.


  • Information

    Der identifizierte Informant wird über Folgendes informiert:

    • Die Identität und Kontaktdaten der Person, an die der Ausschuss für das interne Informationssystem delegiert hat, die für den internen Informationskanal verantwortlich sein wird und auch als Beauftragter für die Prävention krimineller Risiken fungieren wird.


    • Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten.
    • Die Zwecke der Verarbeitung, für die die Daten gegebenenfalls verwendet werden, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
    • Datenempfänger. Alle Daten des Tools werden auf Servern innerhalb der EU gespeichert und unterliegen hohen Sicherheitsmaßnahmen.
    • Aufbewahrungsfrist. Die Daten der hinweisgebenden Person sowie der von den bereitgestellten Informationen betroffenen Mitarbeiter und Dritten dürfen nur so lange im internen Informationssystem gespeichert werden, wie es für die Entscheidung über die Einleitung einer Untersuchung der gemeldeten Vorfälle erforderlich ist. Sofern keine anderen berechtigten Gründe vorliegen, beträgt die maximale Aufbewahrungsfrist drei Monate ab Abschluss der Akte.
    • Bestehen des Rechts, Zugriff auf Ihre Daten zu verlangen.
    • Das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.
    • Dass Ihre Identität in allen Phasen des Verfahrens vertraulich behandelt und insbesondere nicht an Dritte weitergegeben wird, weder an die Person, über die die Informationen bereitgestellt wurden, noch an die Vorgesetzten des Mitarbeiters.
    • Falls unbedingt erforderlich, ist es erforderlich, Ihre Identität den zuständigen Behörden offenzulegen, die an einer späteren Untersuchung oder einem Gerichtsverfahren beteiligt sind, das aufgrund der durchgeführten Untersuchung eingeleitet wird.


    Der Arbeitnehmer bzw. die von den erhaltenen Informationen betroffene Stelle muss über die folgenden Punkte informiert werden.

    • Von den Verantwortlichen für das System und den internen Informationskanal
    • Von den Tatsachen, über die Informationen eingegangen sind.
    • Der verarbeiteten Daten.
    • Von den Abteilungen und Diensten, die den Bericht innerhalb der Einheiten oder Unternehmen der Gruppe erhalten könnten, und
    • So üben Sie Ihr Recht auf Zugriff und Berichtigung aus.


    Die Identität der Person, die die Informationen bereitgestellt hat, wird dem betroffenen Mitarbeiter oder Unternehmen niemals mitgeteilt.

    AUSNAHME: Besteht ein erhebliches Risiko, dass eine solche Benachrichtigung die Fähigkeit des Unternehmens zur effektiven Untersuchung des Vorwurfs oder zur Beschaffung der erforderlichen Beweise beeinträchtigen könnte, kann die Benachrichtigung der Person, über die die Informationen vorliegen, während dieses Risikos aufgeschoben werden. Zweck dieser Ausnahme ist die Sicherung von Beweismitteln, indem deren Vernichtung oder Veränderung durch die beschuldigte Person verhindert wird. Sie sollte restriktiv angewendet werden und die betroffenen Interessen berücksichtigen, wobei stets das Recht der betroffenen Person auf Verteidigung gewahrt bleiben muss.

    Der Hinweisgeber wird präzise und konkret über die getroffenen Entscheidungen informiert.

    Es wird ein internes Registrierungssystem für Informationskanäle mit den in Artikel 26 des Gesetzes 2/2023 festgelegten Inhalten und Anforderungen eingerichtet, das im Tool des Kanals gespeichert wird, wobei die in diesem Gesetz geforderten Sicherheits- und Vertraulichkeitsbedingungen gewahrt bleiben.

    Informationsmanagementsysteme gewährleisten die Vertraulichkeit und die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Aktionen. Unbeschadet der ordnungsgemäßen Löschung der Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen dürfen keine Datensätze gelöscht werden.


  • Keine Vergeltung

    Für in gutem Glauben übermittelte Informationen wird es keinerlei Vergeltungsmaßnahmen geben und der Informant muss über triftige Gründe für seine Übermittlung verfügen.

    Personen, die im Rahmen des internen Informationssystems Unregelmäßigkeiten, Handlungen oder Unterlassungen melden möchten, die gegen den Ethikkodex, die internen Regeln oder die geltende Gesetzgebung verstoßen, insbesondere in Verwaltungs- oder Strafsachen, müssen Folgendes wissen:

    • Dass sie hinsichtlich ihrer Maßnahmen den vollen Schutz und die Unterstützung der Einrichtung genießen.
    • Dass Ihre Identität während des gesamten Verfahrens vertraulich bleibt und insbesondere weder Dritten noch der beschuldigten Person oder den Vorgesetzten des Mitarbeiters bekannt gegeben wird.
    • Sollte der Hinweisgeber trotz dieser Angaben anonym bleiben wollen, wird der Hinweis entgegengenommen.


    In allen Fällen wird – sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird – davon ausgegangen, dass die bereitgestellten Informationen vom Informanten nach bestem Wissen geprüft und gemeldet wurden. Ungeachtet des Vorstehenden können Informationen, die in betrügerischer Absicht falsch, böswillig oder missbräuchlich sind, zu angemessenen Maßnahmen des Unternehmens gegen den Informanten führen.

    Der interne Informationskanal kann den Empfang jeglicher anderer Mitteilungen oder Informationen außerhalb des durch Gesetz 2/2023 festgelegten Rahmens verwalten, obwohl diese Mitteilungen oder Informationen nicht in den durch das besagte Gesetz vorgesehenen Schutzbereich fallen.

    Es werden jedoch Maßnahmen ergriffen, um die Vertraulichkeit und Anonymität aller Arten von Kommunikation oder Informationen zu gewährleisten.


  • Schutz personenbezogener Daten

    Das Verwaltungstool „Information Channel“ gewährleistet die Ausübung der durch die geltenden Datenschutzbestimmungen verliehenen Rechte, wobei jedoch in keinem Fall durch die Ausübung des Auskunftsrechts durch die Person, deren Informationen verarbeitet werden, eine Identifizierung des Informanten erfolgt.

    Aufgrund der Art des Systems und des internen Informationskanals ist absehbar, dass besonders geschützte Daten verarbeitet werden können, die gegebenenfalls aufgrund des wesentlichen öffentlichen Interesses gemäß Gesetz 2/2023 verarbeitet werden können. Die Implementierung eines internen Informationssystems ist eine neue Verarbeitungstätigkeit und erfordert daher die Analyse der Verarbeitungsrisiken und gegebenenfalls die Durchführung einer entsprechenden Folgenabschätzung, um die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.

    Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt den Bestimmungen der EU-Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016, des Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember und des Gesetzes 2/2023 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen Vorschriften melden, und zur Korruptionsbekämpfung.

    Der interne Informationskanal erhält keine Daten, die eine Identifizierung des Hinweisgebers ermöglichen würden. Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die Identität der betroffenen Personen und aller in den bereitgestellten Informationen genannten Dritten zu wahren und deren Vertraulichkeit zu gewährleisten.

    Wenn personenbezogene Daten direkt von der betroffenen Person erhoben werden, werden die in Artikel 13 der EU-Verordnung 2016/679 genannten Informationen bereitgestellt, wie in Artikel 11 des Organgesetzes 3/2018 festgelegt.

    Diese Daten werden zum Zweck der Verwaltung und Bearbeitung der entsprechenden Meldungen von Verstößen oder Verstößen gemäß Gesetz 2/2023 verarbeitet. Daher werden nur die Daten verarbeitet, die zur Erfüllung des oben genannten Zwecks unbedingt erforderlich sind.

    Die Verarbeitung dieser Daten basiert auf der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Artikel 6.1. c) der Verordnung (EU) 2016/679.

    Gegebenenfalls wird die betroffene Person darüber informiert, dass sie das Recht hat, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

    Abschließend wird die betroffene Person darüber informiert, dass sie in jedem Fall jederzeit über den Datenschutzbeauftragten ihr Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch sowie ihr Recht auf Datenübertragbarkeit ausüben und keinen automatisierten Entscheidungen unterworfen werden kann.

    Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit erhaltenen Informationen und internen Untersuchungen, die vom internen Informationskanalmanager durchgeführt werden, werden nur so lange wie nötig gespeichert. In jedem Fall müssen die Daten nach Ablauf von drei Monaten nach Erhalt der Informationen gelöscht werden, ohne dass eine Untersuchung eingeleitet wurde, es sei denn, der Zweck der Speicherung besteht darin, den Nachweis für die Funktionsfähigkeit des Systems zu erbringen. Die Daten dürfen unter keinen Umständen länger als zehn Jahre gespeichert werden.

    Die Identität des Informanten darf nur im Rahmen eines strafrechtlichen, disziplinarischen oder sanktionsrechtlichen Ermittlungsverfahrens an die Justizbehörde, die Staatsanwaltschaft oder die zuständige Verwaltungsbehörde weitergegeben werden. Es findet keine internationale Datenübermittlung statt.

    Wenn die betroffene Person mit der Art und Weise, wie ZT HOTELS & RESORTS SL ihre Daten verarbeitet hat, nicht zufrieden ist, kann sie eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde im Bereich „Elektronisches Büro“ auf ihrer Website www.aepd.es einreichen.


  • Unabhängigkeit

    Die Unabhängigkeit von den verschiedenen Entscheidungsgremien des Unternehmens ist gewährleistet.

    Der interne Informationskanal von ZT HOTELS & RESORTS SL wird von einem externen Dritten verwaltet, der direkt dem Systemmanager und dieser wiederum dem Vorstand von ZT HOTELS & RESORTS SL unterstellt ist.

    Die Ernennung und Entlassung des Verantwortlichen ist der unabhängigen Whistleblower-Schutzbehörde (AAI) innerhalb von zehn Werktagen mitzuteilen. Im Falle einer Entlassung sind in der Mitteilung die Gründe dafür anzugeben.


  • Kommunikation und Schulung

    Die Auskunft kann schriftlich, per Post oder auf jedem hierfür verfügbaren elektronischen Weg, mündlich, telefonisch oder per Voicemail erteilt werden. Auf Wunsch des Hinweisgebers kann die Auskunft auch im Rahmen eines persönlichen Treffens innerhalb von höchstens sieben Kalendertagen nach der Anfrage erteilt werden.

    Mündliche Kommunikation, einschließlich persönlicher oder telefonischer Gespräche, muss dokumentiert werden. Der Informant kann um seine Zustimmung zur Aufzeichnung der Kommunikation gebeten werden und wird gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 über die Verarbeitung seiner Daten informiert.

    Die Aufzeichnung erfolgt in einem sicheren, dauerhaften und zugänglichen Format. Alternativ wird eine vollständige und genaue Abschrift des Gesprächs erstellt. Der Informant hat das Recht, die Abschrift zu überprüfen, zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu akzeptieren.

    Diejenigen, die über den internen Informationskanal kommunizieren, werden über die Existenz des externen Informationskanals informiert.

    Es muss eine vorherige, präzise und eindeutige Schulung über die Existenz und Funktionsweise des internen Informationskanals erfolgen. Mitarbeiter und Lieferanten müssen gezielt über die Existenz, den Zweck und die Funktionsweise des Systems, die Empfänger der Mitteilungen und die Ausübung der Datenschutzrechte (Zugriff, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Verarbeitung) gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen informiert werden.

    Der Ausschuss für die Verwaltung des internen Informationssystems und die Prävention krimineller Risiken koordiniert und überwacht die erforderlichen Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter der Organisation über dessen Existenz und Funktionsweise informiert sind. Unter denselben Kriterien müssen konkrete Nachweise dafür erbracht werden, dass alle Mitarbeiter diese Informationen erhalten haben.

    Darüber hinaus werden Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter (Stakeholder) von ZT HOTELS & RESORTS SL über den internen Informationskanal informiert sind.


  • Anonymität

    Bei der Übermittlung der Meldung kann der Informant auf Wunsch eine Adresse, E-Mail-Adresse oder einen sicheren Ort für den Empfang von Benachrichtigungen angeben. Der Informationskanal ermöglicht dem Informanten und der Entität die Kommunikation über ein Postfach innerhalb des Tools, für das keine Identifizierung des Informanten erforderlich ist.

    Gemäß den Bestimmungen des Artikels 17.1 des Gesetzes 2/2023 und des Organgesetzes 3/2018 zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte gilt die Einrichtung und Aufrechterhaltung von Informationssystemen als rechtmäßig, über die das Unternehmen, auch anonym, über innerhalb des Unternehmens oder bei Handlungen von mit ihm vertraglich verbundenen Dritten durchgeführte Handlungen oder Verhaltensweisen informiert werden kann, die möglicherweise gegen die für das Unternehmen geltenden allgemeinen oder sektoralen Vorschriften verstoßen.

    In Übereinstimmung mit dem Vorstehenden werden Mitteilungen, die keine Identifizierungsinformationen des Informanten enthalten, zur Bearbeitung angenommen und mit äußerster Vorsicht und Verhältnismäßigkeit untersucht.


  • Berichterstattung

    Die für das System oder den internen Informationskanal von ZT HOTELS & RESORTS SL verantwortliche Person ist für die Führung eines Registerbuchs verantwortlich, das die erhaltenen Informationen und die daraus resultierenden internen Untersuchungen enthält und im Verwaltungstool unter Einhaltung hoher Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen gespeichert wird. Dabei sind in jedem Fall die im Gesetz 3/2023 vorgesehenen Vertraulichkeitsanforderungen zu gewährleisten. Dieses Register ist nicht öffentlich, und sein Inhalt kann nur auf begründeten Antrag der Justizbehörde und unter deren Aufsicht ganz oder teilweise eingesehen werden.


  • Fristen

    Die im Verfahren angegebenen Fristen sind Kalendertage, sofern nicht ausdrücklich angegeben ist, dass es sich um Werktage gemäß dem Kalender des Firmensitzes handelt.


  • Schutzmaßnahmen

    Personen, die Verstöße melden oder offenlegen, haben Anspruch auf Schutz, sofern sie zum Zeitpunkt der Offenlegung hinreichende Gründe für die Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und der Inhalt in den Geltungsbereich des Gesetzes 2/2023 fällt.
    Personen, die Informationen über Handlungen oder Unterlassungen anonym übermittelt haben, später jedoch identifiziert wurden, haben ebenfalls Anspruch auf den im Gesetz 2/2023 vorgesehenen Schutz.

    Handlungen, die Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen darstellen, die eine Mitteilung oder Information übermitteln, sind ausdrücklich verboten. Als Vergeltungsmaßnahmen gelten alle Handlungen oder Unterlassungen, die eine ungünstige Behandlung darstellen und die betroffene Person allein aufgrund ihrer Eigenschaft als Hinweisgeber im Vergleich zu einer anderen Person am Arbeitsplatz oder im beruflichen Kontext besonders benachteiligen.

    Während der Bearbeitung des Falles haben die von der Mitteilung betroffenen Personen das Recht auf die Unschuldsvermutung, das Recht auf Verteidigung und das Recht auf Akteneinsicht unter Wahrung ihrer Identität und Gewährleistung der Vertraulichkeit des Sachverhalts und der Einzelheiten des Verfahrens.

    • VERFAHREN

    I. KOMMUNIKATIONSPHASE

    Kommunikation

    Auf der Homepage und im Intranet des Unternehmens wird ein Link oder Eintrag aktiviert, der zum Tool „Interner Informationskanal“ für die Informationsübermittlung weiterleitet. Dieses Tool wird von einem externen Drittanbieter unter der Aufsicht des Channel Managers und letztendlich des Vorstands verwaltet.

    Die Mitteilung bzw. Information muss folgende Hinweise enthalten:
    1. Name und ID des Informanten (oder ähnlich) (freiwillig).
    2. Unternehmen, zu dem Sie gehören. (Freiwillig)
    3. Kontaktinformationen: Telefon, E-Mail usw. (freiwillig)
    4. Inhalt der Information: Die gemeldeten Ereignisse, das betroffene Unternehmen/Gebiet, das Datum bzw. den Zeitraum des Vorfalls sowie die möglichen Verantwortlichen müssen präzise und genau beschrieben werden. Der Informant kann auch alle verfügbaren Beweismittel beifügen.
    Ungeachtet des Vorstehenden werden für die Zwecke der Untersuchung schriftliche Mitteilungen in jeglichem Format sowie mündliche Mitteilungen, auch anonyme, akzeptiert. Alle Anfragen und Mitteilungen werden absolut vertraulich behandelt.

    Mündliche Informationen können durch eine Aufzeichnung des Gesprächs in einem dauerhaften und zugänglichen sicheren Format oder durch eine vollständige und genaue Abschrift des Gesprächs dokumentiert werden. Die Sicherheit des Kanals und die korrekte Aufzeichnung der empfangenen Nachrichten sind gewährleistet. Der Kanal wurde über ein Hochsicherheitstool (Doppelverschlüsselung) mit einem sicheren Kommunikationskanal konfiguriert, der auf privaten Servern innerhalb der EU gehostet wird. Das Tool erleichtert die sichere und vertrauliche Verwaltung der Informationen zu jedem Fall, ermöglicht dem Verantwortlichen die Kommunikation mit dem Informanten und die Verwaltung der Verarbeitung der erhaltenen Informationen.

    Kommunikation - Rezeption

    Die Informationen werden unter Angabe des Eingangsdatums, des zugewiesenen Identifikationscodes, der ergriffenen Maßnahmen und der getroffenen Maßnahmen protokolliert. Innerhalb von sieben Kalendertagen nach Erhalt der Informationen wird der Eingang bestätigt und der Informant unter der von ihm als Kontaktadresse angegebenen Adresse benachrichtigt, sofern der Informant identifiziert ist oder, sofern er anonym ist, eine E-Mail-Adresse angibt.

    Alle Informationen, die über andere als die festgelegten Kanäle oder von nicht für die Verarbeitung zuständigen Mitarbeitern eingehen, müssen unverzüglich an die für die Verwaltung des Systems und des internen Informationskanals verantwortliche Person weitergeleitet werden. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung oder die Verletzung der Geheimhaltungspflicht wird als schwerwiegender Verstoß gewertet.

    Wenn die erhaltenen Informationen eine allgemeine, ungenaue oder vage Beschreibung von Ereignissen enthalten, wird die für die Verwaltung des Systems und des internen Informationskanals von ZT HOTELS & RESORTS SL verantwortliche Person den Informanten über die Mängel in seiner Mitteilung informieren und ihm eine Frist von 5 Werktagen einräumen, um die Fakten, auf die sie sich beziehen, zu klären, klarzustellen oder ordnungsgemäß zu spezifizieren, bevor eine Mitteilung aus diesem Grund abgelehnt wird. Werden solche Mängel nicht innerhalb dieser Frist behoben, wird die Mitteilung abgelehnt.

    Anonyme Informationen werden vom Systemmanager und dem internen Informationskanal von ZT HOTELS & RESORTS SL untersucht
    Klare und zugängliche Informationen werden in die externen Informationskanäle der Independent Whistleblower Protection Authority (IWPA) und aller anderen relevanten Behörden aufgenommen.

    Die maximale Reaktionszeit für Ermittlungsmaßnahmen darf drei Monate ab Eingang der Mitteilung oder, falls dem Informanten keine Empfangsbestätigung zugesandt wurde, ab Ablauf der auf die Mitteilung folgenden Sieben-Tage-Frist nicht überschreiten. Ausgenommen hiervon sind Fälle besonderer Komplexität, die eine Fristverlängerung erfordern. In diesem Fall kann die Frist um maximal weitere drei Monate verlängert werden.

    II. ANALYSEPHASE

    Zur Prüfung der Zulässigkeit der Informationen zur Verarbeitung und Verwaltung ist eine Frist von höchstens sieben Kalendertagen ab Erhalt der Informationen vorgesehen, innerhalb derer der Informant über den Erhalt der Informationen informiert werden muss.

    Informationsanalyse.

    Es wird eine vorläufige Analyse der Mitteilung oder Information durchgeführt, um zu beurteilen, ob diese verarbeitet werden sollte.

    Als Gründe für die Unzulässigkeit der Mitteilung kommen in diesem Zusammenhang in Betracht:

    1. Wenn der Inhalt der Mitteilung weder einen Verstoß gegen Vorschriften noch eine schwere oder sehr schwere strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Übertretung darstellt (insbesondere Fälle im Zusammenhang mit Art. 2 des Gesetzes 2/2023) und auch nicht als Verstoß gegen die Einhaltung der im Ethikkodex festgelegten Grundsätze und Werte gilt,
    2. Tatsachen, die offensichtlich unbegründet und ohne jegliche Akkreditierung sind.
    3. Fehlen hinreichender Gründe für die Annahme eines Rechtsverstoßes strafrechtlicher, verwaltungsrechtlicher, arbeitsrechtlicher oder allgemeiner regulatorischer Art.
    4. Eine allgemeine, ungenaue oder vage Beschreibung des Sachverhalts. Bevor eine Mitteilung aus diesem Grund abgelehnt wird, informiert der interne Informationskanalmanager den Informanten über die Mängel in seiner Mitteilung und räumt ihm eine Frist von 5 Werktagen ein, um die betreffenden Sachverhalte zu klären, zu präzisieren oder richtig zu spezifizieren. Werden diese Mängel nicht innerhalb der oben genannten Frist behoben, wird die Mitteilung abgelehnt.


      5. Im Falle einer Nichtzulassung wird der Hinweisgeber schriftlich über die Nichtzulassungsentscheidung informiert und der Grund für die Nichtzulassung wird angegeben und ausreichend begründet.
      Eine Kopie dieser Unzulässigkeitsentscheidung wird an den Ausschuss für die Verwaltung des internen Informationssystems und die Prävention krimineller Risiken übermittelt. Die Akte wird mit der Benachrichtigung geschlossen.

      Der Informant kann alle Informationen beifügen, die er für die Wiedereröffnung der Akte für notwendig erachtet.

      Mitteilungen, die über andere als die in diesem Verfahren festgelegten Kanäle (mündlich, telefonisch usw.) eingehen, werden bearbeitet, um die in diesem Verfahren festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Der Verantwortliche für den internen Informationskanal kann diese auch von Amts wegen über den Kanal übermitteln, wenn er eine Mitteilung erhalten hat, die klare und ausreichende Beweise für die Begehung einer Straftat oder eines schweren Verstoßes enthält. In jedem Fall muss die Akte einen vorherigen Bericht des Verantwortlichen für den internen Informationskanal über die Entscheidung über die Zulassung oder Ablehnung des Falls bei der Behandlung potenzieller strafrechtlicher oder verwaltungsrechtlicher Verstöße gemäß Gesetz 2/2023 enthalten.

      Wenn die Einreichung die festgelegten Anforderungen erfüllt, gilt sie als angenommen und der Überprüfungsprozess beginnt.

      Bezieht sich die zugelassene Mitteilung auf eine bereits bestehende andere Akte, in der im Wesentlichen identische oder damit zusammenhängende Sachverhalte untersucht werden, kann vereinbart werden, diese zur Bearbeitung und Entscheidung in einem einzigen Verfahren zusammenzufassen, sofern die Vertraulichkeit und der Schutz der Daten der Hinweisgeber und der von der Information betroffenen Personen gewahrt bleiben.

      Informationen für den Hinweisgeber

      Während der Informationsanalysephase informiert der System- und interne Informationskanalmanager von ZT HOTELS & RESORTS SL den Informanten innerhalb von höchstens sieben Kalendertagen nach der Entscheidung, mit der Analyse fortzufahren, über die Annahme der erhaltenen Mitteilung. Es wird eine maximale Frist für die Beantwortung von Ermittlungsmaßnahmen festgelegt, die drei Monate ab Erhalt der Informationen nicht überschreiten darf, außer in Fällen besonderer Komplexität, die eine Fristverlängerung erfordern; in diesem Fall kann die Frist um maximal drei weitere Monate verlängert werden.

      Die für die Verwaltung des internen Informationskanals verantwortliche Person muss die Möglichkeit bieten, mit dem Informanten in Kontakt zu bleiben und ihn bei Bedarf um Klarstellungen oder zusätzliche Informationen zu bitten.

      Informationen an die Person, über die sich die erhaltenen Informationen beziehen.

      Während der Informationsanalysephase informiert der Channel Management Officer die potenziell für den Verstoß verantwortliche Person über den gemeldeten Vorfall, es sei denn, er ist der Ansicht, dass die Benachrichtigung der betroffenen Person aufgrund der erhaltenen Informationen verzögert werden sollte, um die Untersuchung nicht zu behindern und Beweise durch Verhinderung ihrer Vernichtung oder Veränderung zu sichern. In jedem Fall wird die mutmaßlich für den Verstoß verantwortliche Person so schnell wie möglich informiert, damit sie ihr Recht auf Verteidigung ausüben kann. Diese Benachrichtigung erfolgt so rechtzeitig und in der Art und Weise, wie es für den erfolgreichen Abschluss der Untersuchung angemessen erscheint.

      In der Mitteilung wird das Recht der betroffenen Person dargelegt, über die ihr zur Last gelegten Handlungen oder Unterlassungen informiert zu werden und jederzeit gehört zu werden. Die betroffene Person kann ihre Datenschutzrechte vorbehaltlich der im Gesetz 2/2023 festgelegten Einschränkungen hinsichtlich des Rechts auf Zugang und Löschung ausüben.

      Die Unschuldsvermutung und die Ehre der betroffenen Personen werden jederzeit gewahrt und die Vertraulichkeit ihrer personenbezogenen Daten gewährleistet.

      Die für die Verwaltung des Systems und des internen Informationskanals von ZT HOTELS & RESORTS SL verantwortliche Person leitet die Informationen unverzüglich an die Staatsanwaltschaft weiter, wenn die Tatsachen auf eine Straftat hindeuten könnten. Betreffen die Tatsachen die finanziellen Interessen der Europäischen Union, werden die Informationen an die Europäische Staatsanwaltschaft weitergeleitet.

      III. FORSCHUNGSPHASE

      Die maximale Untersuchungsdauer beträgt drei Monate ab Erhalt der Informationen. Diese Frist kann ausnahmsweise um einen weiteren Zeitraum gleicher Länge verlängert werden, wenn der zu untersuchende Sachverhalt komplex ist oder besondere technische, buchhalterische oder computertechnische Kenntnisse erfordert, sowie wenn sich Mitteilungen oder Informationen in einem einzigen Fall häufen.

      In dieser Phase werden alle Maßnahmen zur Überprüfung der Plausibilität des gemeldeten Sachverhalts durchgeführt.

      Untersuchung

      Für die an der Untersuchung Beteiligten gelten erweiterte Geheimhaltungspflichten sowie eine Erklärung, dass keine Interessenkonflikte vorliegen. Sie sind verpflichtet, sich des Wortlauts zu enthalten, wenn ein solcher Interessenkonflikt vermutet werden könnte.
      Die Mitarbeit von Mitarbeitern aller Konzernunternehmen, deren Wissen oder Beteiligung für die Durchführung der Studie erforderlich ist, wird gewährleistet.

      Die für die Verwaltung des internen Informationssystems oder -kanals von ZT HOTELS & RESORTS SL verantwortliche Person fungiert als Fall- oder Aktenleiter und führt oder koordiniert die Untersuchung des Inhalts der erhaltenen Informationen.
      Es wird sichergestellt, dass die von der Information betroffene Person über die Information sowie den Sachverhalt präzise und ausreichend informiert wird. Sie wird außerdem über ihr Recht auf schriftliche Stellungnahme und über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert. Diese Information kann während einer Anhörung erfolgen, wenn davon ausgegangen wird, dass eine vorherige Bereitstellung die Verschleierung, Vernichtung oder Veränderung von Beweismitteln erleichtern könnte. Die Identität des Informanten wird unter keinen Umständen preisgegeben, noch wird ihm Zugang zu seinen Kommunikationsdaten gewährt.

      Unter der Leitung des internen Informationskanalmanagers und abhängig vom Inhalt der eingegangenen Mitteilung kann ein Untersuchungsteam eingerichtet werden, das an der Untersuchung teilnimmt oder diese durchführt. Unbeschadet des Rechts, schriftliche Anschuldigungen einzureichen, kann die betroffene Person unter uneingeschränkter Wahrung der Unschuldsvermutung ihre Version des Sachverhalts darlegen und alle Beweise vorlegen, die sie für relevant hält.

      Forschung - Bericht

      Der interne Informationskanalmanager erstellt einen Bericht über den Inhalt der erhaltenen Informationen, der die folgenden Schlussfolgerungen enthält:
      • Verstöße festgestellt.
      • Mögliche Täter.
      • Definierte Risiken.
      • Kontrollen eingerichtet.
      • Verlustquantifizierung.
      • Aktionspläne.
      • Behauptungen der von den Informationen betroffenen Person, der eine angemessene und ausreichende Frist (mindestens 10 Werktage) eingeräumt wird, um Behauptungen vorzubringen und alle von ihr als angemessen erachteten Beweise vorzulegen.


      Im Bericht der für die Verwaltung des internen Informationskanals verantwortlichen Person muss auf die gegebenenfalls vorhandenen bzw. fehlenden Beweise oder Belege verwiesen werden.

      IV. LÖSUNGSPHASE

      Für die Lösung des Falles wird eine maximale Frist von 20 Werktagen ab Erhalt des Berichts über die Untersuchung des Falles oder der Akte festgelegt.

      Aktionen

      Die für die Verwaltung des Systems und des internen Informationskanals von ZT HOTELS & RESORTS SL verantwortliche Person kann eine außerordentliche Verlängerung der Untersuchung beantragen und weitere Einzelheiten angeben oder zusätzliche Untersuchungselemente vorschlagen, wenn sie der Ansicht ist, dass die Untersuchung offensichtlich unzureichend oder nicht schlüssig ist. Zu diesem Zweck setzt sie eine Frist von höchstens 10 Werktagen für den Abschluss der Untersuchung und veröffentlicht innerhalb derselben Frist einen ergänzenden Bericht.

      Der Leiter des Systems und des internen Informationskanals von ZT HOTELS & RESORTS SL erstellt einen Bericht über die Ergebnisse der Untersuchung, bewertet die unternommenen Schritte und informiert das Unternehmen und gegebenenfalls den entsprechenden Direktor des betroffenen Bereichs, den Personalleiter, um die Umsetzung der entsprechenden Maßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse der durchgeführten Untersuchung einzuleiten.

      Mit der Veröffentlichung des Berichts wird Folgendes beschlossen: (a) die Entscheidung, das Verfahren einzustellen, den Informanten und die betroffene Person zu benachrichtigen und gegebenenfalls auf den besonderen Schutz hinzuweisen, den der Informant genießt, oder (b) die Weiterleitung an die Staatsanwaltschaft, wenn Hinweise auf eine Straftat vorliegen, und/oder (c) ein Sanktionsverfahren gegen die Person einzuleiten, die gegen die Compliance-Regeln verstoßen hat. Der Leiter des Systems und des internen Informationskanals von ZT HOTELS & RESORTS SL kann die Information an die mittlere Führungsebene jederzeit ignorieren und den Bericht direkt dem Vorstand vorlegen.

      Rechtliche Schritte

      Gegebenenfalls werden gemäß der geltenden Rechtsordnung Anzeige bei der Staatsanwaltschaft erstattet oder entsprechende Klagen eingereicht.

      Informationen für den Hinweisgeber

      Das Ergebnis der Untersuchung wird der Person, die den Hinweis über den internen Informationskanal gegeben hat, schriftlich mitgeteilt.
      Eine solche Kommunikation muss sicher sein und über die entsprechenden Schutz- und Vertraulichkeitsmaßnahmen verfügen.

      Informationen an die Person, auf die sich die erhaltenen Informationen beziehen

      Die Ergebnisse der Untersuchung werden der von den erhaltenen Informationen betroffenen Person gemäß der geltenden Gesetzgebung schriftlich mitgeteilt, wobei ein Dokument verwendet wird, das Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen enthält.

      Aufzeichnen

      Im Tool „Interner Informationskanal“ werden alle eingegangenen Anfragen und Mitteilungen sowie die getroffenen Entscheidungen protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Maßnahmen zu gewährleisten.

      Risiken – Kontrollmaßnahmen

      Das entsprechende negative Ereignis wird ermittelt. Die Risikokarte wird angepasst, wobei die Auswirkungen oder die Wahrscheinlichkeit des Risikos gegebenenfalls angepasst werden. Kontrollmaßnahmen werden überprüft.

      ÖFFENTLICHE OFFENBARUNG

      Unter öffentlicher Bekanntgabe versteht man die Bereitstellung von Informationen über Handlungen oder Unterlassungen gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023. Personen, die die im Gesetz vorgesehenen Handlungen oder Unterlassungen öffentlich bekannt geben, unterliegen dem im Gesetz vorgesehenen Schutzregime, sofern:

      1. Sie haben zunächst über interne und externe Kanäle oder direkt über externe Kanäle kommuniziert, ohne dass innerhalb der festgelegten Zeiträume entsprechende Maßnahmen ergriffen wurden.
      2. Es bestehen hinreichende Gründe für die Annahme, dass der Verstoß eine Gefahr für das öffentliche Interesse oder eine Notsituation darstellt oder die Gefahr eines irreversiblen Schadens, einschließlich der körperlichen Unversehrtheit von Personen, besteht; oder
      3. Bei einer Kommunikation über den externen Kanal besteht ein hohes Risiko von Vergeltungsmaßnahmen oder es besteht aufgrund der besonderen Umstände des Falles nur eine geringe Wahrscheinlichkeit für eine wirksame Behandlung der Informationen.


      Solche Auflagen sind nicht durchsetzbar, wenn die Person im Rahmen der Ausübung der Meinungsfreiheit und der Bereitstellung wahrheitsgemäßer Informationen Informationen direkt an die Presse weitergegeben hat.

INTERNER INFORMATIONSKANAL: VERFAHRENSFRISTEN
I. Kommunikationsphase
"Empfangsbestätigung" 7 Kalendertage ab Übermittlung der Informationen
Verweis auf andere Bereiche 7 Kalendertage ab Übermittlung der Informationen
II. Analysephase
„Analyse der Informationen auf Zulassungseignung“ 7 Kalendertage ab Übermittlung der Informationen
„Behebung von Informationsmängeln“ 5 Werktage ab der Mitteilung der Mängel
Mitteilung an die betroffene Person So bald wie möglich unter Berücksichtigung der Umstände
Forschungsphase
"Forschungsbericht" 3 Monate + 3 Monate ab Erhalt der Information
„Vorwürfe des Betroffenen“ 10 Werktage ab Mitteilung der Untersuchungsergebnisse
IV. Lösungsphase
Auflösung der Datei 20 Tage
Bericht an den Vorstand Im Monat nach dem Ende des Geschäftsjahres


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Photovoltaikanlage für den Eigenverbrauch

Dieses Projekt wurde von der Europäischen Union über den Europäischen Wiederaufbaufonds „Next Generation EU“ im Rahmen des Wiederaufbau-, Transformations- und Resilienzplans finanziert, der vom Ministerium für den ökologischen Wandel und die demografische Herausforderung gefördert wird.